Logo
czech english
Regionální rada regionu
soudržnosti Severozápad

Úřad Regionální rady
Berní 2261/1
400 01 Ústí nad Labem

Úřední hodiny podatelny:
po-pá 8.00-13.00
PRACOVIŠTĚ KARLOVY VARY

Závodní 391/96C
360 06 Karlovy Vary

Úřední hodiny pro veřejnost:
po-pá 8.00-13.00

Chyby v průběhu

Vážení zadavatelé,

kontrole veřejných zakázek, a to jak z naší strany, tak jiných kontrolních či auditních orgánů ČR i EU, je věnována mimořádná pozornost. Tímto materiálem, který vychází z praktických zkušeností zaměstnanců Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad, vám tedy chceme napomoci lépe organizovat výběrová/zadávací řízení a vyvarovat se zbytečných chyb tak, abyste mohli úspěšně realizovat vaše projekty. Přečtěte si proto pozorně následující doporučení.


Chyby v průběhu realizace veřejné zakázky


Pochybení: Nevhodný způsob uveřejnění/nedostatečný počet oslovených dodavatelů

Specifikace pochybení: Zadavatel v závislosti na předpokládané hodnotě zakázky neosloví dostatečný počet subjektů nebo neosloví vhodné dodavatele, jak je stanoveno v Zákoně či Podmínkách pro zadávání zakázek.

Doporučení ŘO: Dodržujte požadavky Zákona, Podmínek pro zadávání zakázek a interní řídící dokumentace zadavatele. Důležité je také dobře zdokumentovat způsob výběru dodavatele a jejich schopnosti realizovat předmět veřejné zakázky (vést a archivovat písemný záznam).

Pochybení: Nedodržování jednotlivých lhůt

Specifikace pochybení: Přestože Zákon i Podmínky pro zadávání zakázek stanovují pro každý druh zadávacího/výběrového řízení řadu lhůt týkajících se např. uveřejňování, podání nabídek, jednání komise, výběru nejvhodnější nabídky, odeslání oznámení o výběru, rozhodování o námitkách, uzavření smlouvy a uveřejnění výsledků zadávacího/výběrového řízení, bývají tyto lhůty překračovány nebo nejsou dodržovány.

Doporučení ŘO: Vytvořte si seznam veškerých činností vážících se k realizaci veřejné zakázky a uveďte termíny. Průběžně seznam a procesní procesní postup kontrolujte nebo určete osobu odpovědnou za jejich sledování.


Pochybení: Nevyloučení uchazeče při nedodržení požadované kvalifikace

Specifikace pochybení: V případě, že uchazeč neprokáže svou kvalifikaci požadovaným způsobem, musí být z dalšího procesu hodnocení nabídek vyřazen. Doklady nelze doplňovat dodatečně. Mezi nejčastější pochybení patří nesprávné znění vyžadovaných čestných prohlášení, stáří dokladů pro splnění základních kvalifikačních předpokladů či výpisu z obchodního rejstříku a podpis nabídky jinou osobou než oprávněnou (na základě výpisu z obchodního rejstříku či plné moci).

Doporučení ŘO: Přiložte k zadávací dokumentaci vzorové formuláře, pro jejich kontrolu si připravte kontrolní seznam k posouzení kvalifikace, při kontrole splnění kvalifikačních předpokladů dodržujte zásadu kontroly čtyř očí a přispějte tak ke kvalitní práci hodnotící komise. Je také vhodné, aby členem hodnotící komise byla také osoba, která zadávací dokumentaci připravovala.


Pochybení: Netransparentní hodnocení nabídek

Specifikace pochybení: Komise v průběhu hodnocení nesmí měnit či doplňovat hodnotící kritéria či měnit jejich váhu. Dopustí-li se tohoto jednání, nebude proces hodnocení považován za transparentní. Celý proces hodnocení musí být rovněž zdokumentován v protokolu z jednání hodnotící komise/zprávě/zápisu.

Doporučení ŘO: Hodnotící kritéria důkladně promyslete již v přípravné fázi a pokuste se je dobře formulovat. Neupravujte kritéria ani jejich váhy v průběhu hodnocení. Do protokolu z jednání hodnotící komise uveďte zdůvodnění výše bodů přiřazených jednotlivými členy hodnotící komise.


Pochybení: Nepřípustné složení hodnotící komise

Specifikace pochybení: Je nepřípustné, aby osoby jmenované zadavatelem do hodnotící komise měly přímou vazbu na některého z uchazečů (např. byly členy dozorčí rady či členy představenstva uchazeče).

Doporučení ŘO: Každý člen hodnotící komise musí prokázat a podepsat čestné prohlášení o nepodjatosti. Zadavatel by měl ošetřit ustavování a jednání hodnotící komise ve vnitřní dokumentaci.


Pochybení: Chybějící doklady vyžadované Zákonem či Podmínkami pro zadávání zakázek

Specifikace pochybení: Zadavatel nevyhotoví některý z požadovaných dokladů – např. protokol z jednání hodnotící komise, oznámení o výběru nejvhodnější nabídky nebo písemnou zprávu zadavatele. Často rovněž chybí žádost o poskytnutí zadávací dokumentace a protokol o převzetí či pozvání členů hodnotící komise, což snižuje transparentnost jednotlivých úkonů zadavatele prováděných v průběhu zadávacího/výběrového řízení.

Doporučení ŘO: Vypracujte si kontrolní seznam jednotlivých kroků pro realizaci zakázky včetně požadované dokumentace a termínů a určete osobu odpovědnou za vypracování jednotlivých dokumentů a sledování termínů. Provádějte namátkovou kontrolu.


Pochybení: Nesprávné použití jednacího řízení bez uveřejnění dle § 23 Zákona

Specifikace pochybení: Příjemce nevyhlásil veřejnou zakázku na dodatečné/nové stavební práce či služby (tj. zadala dodatečné práce přímo bez zadávacího řízení), i když nesplnil povolené výjimky stanovené v § 23, odst. 7, písm. a) a b) (ať už charakterem prací či procentním omezením pro tyto dodatečné práce). Příjemce rozsahem víceprací překročil limit pro daný typ zakázky, vztahovaly by se na něj tudíž jiné, přísnější postupy.

Doporučení ŘO: Věnujte přípravě zakázky dostatečnou pozornost, reflektujte potřeby vaší organizace v celé jejich šíři pro celé období projektu a předmět zakázky zvažte v širších souvislostech. Chyby v rozpočtu v zadávací dokumentaci, projektové dokumentaci, špatně provedené geologické průzkumy apod. nejsou důvodem k dodatku ke smlouvě o dílo. Aplikujte v § 23, odst. 7 obezřetně a jednotlivé případy konzultujte s odborníky na veřejné zakázky. Hlídejte limity dodatečných prací tak, abyste nepřesáhli jejich povolenou výši, a také výši zakázky v souvislosti s dodatečnými pracemi.


2,363 návštěv celkem, 2 dnes

Rozcestník

Region Severozápad 2014

Úřední deska

Fotogalerie projektů - větší

ROPTV

Seznam příjemců dotací

Veřejné zakázky

Publikace ROPSZ

 

 

Semináře pro žadatele a příjemce dotací