Pro proces, v rámci kterého jsou rozdělovány dotace z ROP Severozápad, platí jasná a neměnná pravidla. Ta jsou stanovena dokumentací operačního programu, vycházejí z národní legislativy i evropských nařízení, a byla před začátkem fungování programu schválena jak příslušnými českými ministerstvy, tak i Evropskou komisí. „Proces rozdělování dotací začíná takzvaným vyhlášením výzev. Ty jsou vyhlašovány pro jednotlivé oblasti podpory, tedy pro projekty zaměřené na určitou oblast, které jsou z ROP Severozápad podporovány. U jednotlivých výzev je stanoveno v jakém termínu je možné projekty předkládat a kolik finančních prostředků se bude mezi projekty podané v té které výzvě rozdělovat,“ říká Jiří Červinka, který je pověřen řízením Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad.

Po ukončení výzvy, tedy poté co skončí termín, během kterého je možné podávat žádosti, dochází k jejich hodnocení. Hodnocení podaných projektů resp. žádostí o dotace je pak rozděleno do několika částí. Nejprve probíhá administrativní kontrola přijatelnosti a kontrola formálních náležitostí. V této fázi pracovníci Úřadu Regionální rady zjišťují, zda předložené projekty mohou být z ROP Severozápad podpořeny, tedy zda jsou přijatelné, a pokud ano, zda žádosti splňují všechny formální náležitosti co se týče formy a obsahu.

V procesu přidělování dotací pak následuje vlastní bodování projektů. „To je rozděleno do tří fází. Nejprve hodnotí projekty pracovníci Úřadu Regionální rady a ve druhé fázi nezávislí externí hodnotitelé. V případě, že projekt získal dostatečné množství bodů postupuje do třetí fáze, kde hodnotí projekty Hodnotící komise,“ popisuje Červinka. „Všechny fáze posuzování projektů probíhají na základě pevně stanovených kritérií, které schválil Monitorovací výbor za účasti zástupců Evropské komise,“ dodává. S tím, které parametry jsou hodnoceny, se mohou žadatelé předem seznámit v dokumentaci ROP Severozápad (Příloha Příručky pro žadatele).

Na základě bodového hodnocení je následně sestaven seznam projektů, které jsou doporučeny k podpoře. Následně je seznam předložen Výboru Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad, který je složen ze zastupitelů Ústeckého a Karlovarského kraje. „Výbor Regionální rady nemá žádné pravomoci do experty stanoveného pořadí projektů zasahovat, měnit pořadí, či někoho vylučovat. Seznam projektů, které mohou být z ROP Severozápad podpořeny, schvaluje jako celek,“ připomíná Jiří Červinka.

S úspěšnými žadateli je po té uzavřena smlouva o poskytnutí dotace. Ta sama ale ještě neznamená, že příjemce dostane z ROP Severozápad finanční prostředky. Ty jsou totiž propláceny až zpětně po dokončení projektu. V rámci realizace projektu probíhají ze strany Řídícího orgánu resp. Úřadu Regionální rady fyzické i administrativní kontroly. Velký důraz je kladen především na kontrolu veřejných zakázek. Kontrolována je jak zadávací dokumentace, tak i průběh samotného výběrového řízení dodavatele.  „Po dokončení projektu podá příjemce takzvanou žádost o platbu, ve které na základě skutečně vynaložených nákladů spojených s realizací projektu, požádá o jejich proplacení z účtu ROP Severozápad,“ přibližuje Jiří Červinka závěrečnou fázi projektového cyklu.

Po proplacení dotací příjemcům pak dochází k takzvané „certifikaci výdajů projektů“. Tu provádí Ministerstvo financí jako národní Platební a certifikační orgán. Zjednodušeně řečeno se jedná o definitivní odsouhlasení již proplacených výdajů projektů předtím, než ministerstvo požádá o převod těchto prostředků z fondů EU do rozpočtu ČR. Sama certifikace už nemá žádný vliv na příjemce dotací, kteří úspěšně realizovali projekt a kterým byly dotace po ukončení realizaci propláceny z účtu ROP Severozápad.